모든 것이 디지털화 되면서 이제 종이없는 사무실, 종이없는 책상, 프린트없는 업무가 되고 있다. 말 그대로 Paperless Office 시대다. 아직도 프린트로 한번 보고 쳐박아 둘 문서들을 생산하고 보고하는 일을 반복하고 계신가요? 저같은 경우 반드시 문서로 제출해야 하는 중요한 계약서 등을 제외하고는 모든 것을 디지털 문서화하여 보관하고 언제 어디서든 꺼내보고 활용하는 방법을 사용하고 있습니다.
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그러다보니, 언제부터인가 프린트도 가끔 한번 씩 사용하게 되어 거의 쓸모가 없어지고, 복사지도 한 묶음 샀는데 거의 쓸 일이 없어져 비용을 많이 절약할 뿐만 아니라, 사무실이나 서재의 환경도 서류캐비넷 등이 필요없고 웬만한 종이문서들도 스캔하여 전자문서화 하여 보관하고 있습니다.
여러분들은 어떻게 문서작업을 하시고 문서를 보관하고 활용하십니까?
"마이크로소프트의 오피스렌즈"를 아십니까?
아직 이 앱을 모르시거나 알긴 알지만 사용하지 않는 분들은 한번 사용해 볼 것을 강력히 권해드리면서 추천합니다.
문서를 사진으로 바로 찍고 그것을 워드로 보내서 내가 원하는 형태로 재편집이 가능하여 책을 많이 읽고 그 내용을 인용하여 기사 작성 블로그 포스팅 및 강의안 작성등에 매우 유용한 앱입니다.
과거에는 보통 책을 요약하여 직접 타이핑을 하거나 했었죠...정말 독서노트 작성한다고 얼마나 많은 시간을 들였는지 모릅니다. 물론 그렇게 하는 과정을 통해 얻는 것이 많긴 하지만 시간이 금인 관점에서 보면 너무 많은 시간을 독서노트 작성하는데 시간을 보내야 하는 것이 매우 아쉽죠...그래서 책 한권을 제대로 읽는데는 엄청난 시간이 소모되는 것입니다. 그렇게라고 해서 얻는 게 더 많다면 그런 방법을 선택해야 겠지만 그게 아니라면 이제 책을 읽다가 이건 강의에 참고해야겠다 싶은 내용이 나오면 바로 스마트폰으로 사진을 찍어 두고는 나중에 오피스렌즈로 불러내어 워드로 편집하면 금방 원하는 형태의 문서가 하나 탄생이 되는 것입니다.
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대학생들 리포트 등 쓸 때도 매우 유용할 것입니다.
사실 문서를 스캔한 후 OCR기능을 이용하여 문자를 인식하는 프로그램은 많이들 있죠....
그러나 무료프로그램에서 제공하는 기능으로는 문자를 제대로 인식하지 못하고 서비스 문서 페이지가 매우 제한적입니다. 그래서 제대로 된 문자인식 프로그램을 활용하려면 굉장히 고가의 프로그램이나 앱을 사용해야 하는 실정입니다. 그런데 이러한 기능을 담은 앱을 마이크로소프트에서 무료로 제공하는 것입니다. 그것이 "오피스렌즈"입니다.
실제로 사용해 보면 몇가지 특수문자 등은 글자가 깨지거나해서 재작성 및 수정을 해야 하는 경우도 가끔 있지만 상당히 정확하게 워드로 옮겨집니다. 영어 문서는 거의 완벽하게 캡쳐한 이미지를 편집가능한 워드문서로 보낼 수 있습니다.
우리가 사무실에서 하는 일은 대부분이 문서를 작성하고, 숫자를 입력하고, 도표를 그리는 것, 이런 저런 자료들을 취합하여 새로운 문서를 만드는 일이 겠죠. 그런데 이런 일 가운데 상당히 많이 하게되는 것이 기존에 작성했던 종이문서를 보존하거나 텍스트로 옮기는 등 문서를 관리하고 편집하는 일이 대부분일 것입니다.
종이 문서를 분류해서 서류철에 끼워놓거나 필요한 부분만 다시 키보드로 입력해서 보관하는 것일텐데, 스마트한 디지털 시대를 맞이해서 여전히 이런 방법을 쓰는 것은 비효율적이고 비생산적인 업무방식입니다. 새로운 기술과 도구가 나타나도 그것을 모르거나 활용하지 못한다면 옛날 방식으로 업무를 수행하는 일을 반복하는 것이죠
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디지털이 세상을 바꿨습니다. 지금도 바꾸고 있습니다. 우리는 그 변화에 순응하여 따라가야 합니다. 애써 거부하는 것도 삶의 한 선택지라고 생각합니다. 그러나 내가 하는 업무의 생산성과 효율성을 중요시하는 분이라면 그 변화에 발맞추어 가는 것이 필요할 것입니다.
마이크로소프트(MS) 오피스 렌즈 앱을 사용하시면 여러분의 문서관리 및 편집에 많은 시간절약과 편리함을 줄 것입니다. 오피스 렌즈는 스마트폰이나 태블릿 카메라로 촬영한 자료를 디지털 이미지/텍스트로 저장해주는 무료 앱입니다. 지금 당장 여러분의 스마트폰에 설치하시고 바로 한번 사용해 보시기 바랍니다.
단순 이미지는 물론 PDF 전자책을 활용하여 각종 업무용 소프트웨어와 연계시켜 빠른 문서관리 업무를 도와줄 것입니다.
iOS와 안드로이드 모두 가능
오피스 렌즈는 직관적으로 사용하기 쉬운 앱입니다. 아이폰, 아이패드 및 안드로이드에서 설치 및 사용이 가능합니다. 앱을 실행하게 되면 곧바로 명함, 사진, 문서, 화이트보드를 스캔 할 수 있는 상태가 됩니다.
처음 앱 설치 시 원드라이브 계정 연동을 위해 마이크로소프트 계정 확인 창이 나올 것입니다. 해당 창에 마이크로소프트 계정 아이디와 비밀번호를 기입한 후 클릭하면 연동이 완료됩니다. 계정이 없을 시 무료 계정을 만들어 사용할 수 있습니다.
휴대폰으로 문서를 촬영한 후 원노트 앱으로 보내기를 선택하면 자동으로 원노트앱이 실행됩니다. 휴대폰으로 촬영한이미지 파일을 텍스트로 인식해서 워드로 보낼 수 있습니다. 물론 이미지 원본 파일도 문서 아래쪽에 별도로 저장해 둡니다. 참조하면서 문서를 바르게 편집할 수 있습니다.
문서를 스캔하거나 촬영하세요!
문서를 촬영한 후에 보낼 곳을 선택하면 되는데 다양한 앱을 선택할 수 있습니다.
원노트, 원드라이브, 워드, 파워포인트, 아웃룩은 몰론이고 PDF와 메일, 사진 형식으로도 저장이 가능합니다.
전송된 문서는 인식 알고리즘을 통해 텍스트로 변환됩니다. 상당히 정확한 편이지만 간혹 특수문자나 기업 로고, 기호 등을 약간 틀리게 인식하는 경우도 있으니 참조하세요. 그럴 경우를 대비해 아래쪽에 원본 사진을 첨부해주기 때문에 안심하고 저장할 수 있겠죠.
이처럼 오피스 렌즈는 각종 사무처리나 학습 등에 편리하게 이용할 수 있습니다. 별다른 도구도 필요없이 스마트폰만으로 고가의 스캐너와 OCR프로그램의 역할을 할 수 있으니 이 얼마나 좋습니까?
많이 활용하셔서 여러분의 업무의 생산성에 날개를 달 수 있기를 바랍니다.
지금까지 질문하는 하박국이었습니다.
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