워드프로세서 어떤 것 사용하세요? 구글문서와 워드 비교

지금까지 우리나라에서는 "워드프로세서" 하면 아래한글이 대세였었죠?

지금도 관공서에서는 아래한글이 주류를 이루고 있긴 하지만 이제 기업이나 개인은 아래한글보다는 마이크로소프트 워드 내지는 구글문서를 사용하시는 분들의 비중이 점차 늘어나고 있지 않나 하는 생각이 듭니다. 아니 오래전부터 사기업 등에서는 워드의 사용이 더 많았었죠...무엇보다 아래한글에 비해 구글문서나 워드의 경우 온라인 협업과 어느 장치에서나 동기화가 되는 것이 가장 큰 장점이라고 말씀드릴 수 있습니다. 아래한글도 요즘은 그게 가능한지는 잘 모르겠습니다. 

 

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아무튼 오늘은 그래서 구글문서와 워드의 기능 비교를 통해 여러분들이 워드프로세스 선택하고 사용하는데 조그마한 도움을 드릴까 합니다.

 

어떤 워드 프로세서를 업무 문서 작성의 표준으로 사용해야 할까요?

마이크로소프트 워드(Word)와 구글 문서(Docs)라는 2가지 워드 프로세서 중 하나를 선택하는 것이 가장 좋은 방법이라고 말씀드릴 수 있습니다. 그러나 둘 중 어느 쪽이 더 우수할까요?

몇 년 전만 해도 이 질문에 쉽게 대답할 수 있었는데 이제는 이렇게 결론적으로 정리해 볼 수있습니다.

즉, 편집과 서식 지정 및 적용, 표시나 태그에 더 나은 도구는 마이크로소프트 워드이구요,

협업에 더 나은 도구는 구글 문서라고 말씀드릴 수 있습니다.

 

그러나 두 프로그램 모두 대대적인 업데이트를 거쳐 이제는 워드도 실시간 협업 기능을 지원하고, 구글 문서에도 고급 서식 지정과 편집, 표시 기능이 많이 추가되어 보완되었습니다.

작업에 따라 어떤 앱이 더 편하고 우수한지를 살펴보기 위해, 템플릿에서 새 문서를 생성하고, 폰트를 바꾸고, 복사 및 붙여넣기를 하고, 템플릿을 사용하고, 차트를 추가하고, 온라인 조사를 하는 등, 전반적인 문서 작업에서의 구글 문서와 마이크로소프트 워드 기능과 편의성을 비교해 봅시다.
 

[사용자 및 변경 사항 이력 추적 기능]

문서의 초안은 언제나 많은 변경이나 수정작업을 통해 하나의 완성된 문서가 생성되죠...처음부터 완벽한 것은 없는 법이죠. 그래서 문서는 변경한 내용을 추적하는 검토 기능이 매우 중요합니다. 이런 저런 수정을 하다보면 처음에 작성한 내용이 더 낫게 생각되어 엊그제 작성한 원문을 다시 찾아보고 싶을 때가 있습니다. 그런데 이러한 문서의 작성 히스토리 기능이 없다면 난감하겠죠... 

 

1) 구글 문서

놀랍게도 문서의 편집 및 마크업(메모 및 태그, 변경 내용 표시) 기능은 아주 우수하다고 말할 수 있습니다. 워드에 필적할 정도입니다. 마크업 기능을 사용하려면 화면 오른쪽 위 수정 > 제안을 차례대로 클릭해서 문서를 제안 모드로 바꿔야 합니다. 그러면 편집 내용이 추적 기록됩니다.  만약 하나의 문서를 가지고 여러명이 협업하면서 작성을 하고 참조를 하고 있다면, 각 사용자에게 각기 다른 색상이 부여되고, 만약 그가 수정을 남기거나 의견을 남긴다면 사용자의 이름과 수정내용을 확인 가능합니다. 즉, 삭제(문자 가운데의 실선), 추가, 메모가 모두 이 색상으로 표시됩니다.

 

구글문서의 마크업 기능 사용의 예

 

편집된 내용은 내용 뿐 아니라 화면 오른쪽에도 표시되어 어떤 부분이 수정됐는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 워드에서는 인라인이나 화면 오른쪽 둘 중 하나에 표시됩니다.

메모는 오른쪽에만 표시되고, 메모를 승낙하려면 선택 표시를, 거부하려면 X를 클릭하면 됩니다. 개별 편집 내용에 메모를 기록할 수 있습니다. 같은 방식으로 편집 내용을 주제로 계속 대화를 이어갈 수 있어요.

 

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협업 시 링크 공유와 같은 방법으로 편집할 문서를 공유할 수 있습니다. 화면 우측 상단의 공유 버튼을 클릭한 후 문서를 공유할 사람의 이메일 주소를 입력하면 됩니다.

모두 유용하지만, 구글 문서에서 좀 아쉬운 점은 워드가 제공하는 고급 편집 기능 일부가 빠져 있습니다.예를 들어, 다른 사용자에게 읽기 권한이나 편집 권한을 줄 수 있지만, 설정을 더 상세하게 하거나 문서 일부분에만 편집을 허용, 차단할 수는 없습니다.

그러나 이전 버전 복구라는 아주 유용한 기능을 제공하죠.

파일 > 버전 히스토리 > 버전 히스토리 보기를 선택합니다. 화면 오른쪽에 사용자나 협업자가 작업한 시간이 목록으로 나열된 창이 표시됩니다. 이 중 하나를 클릭하면 그 시간에 진행된 편집 내용, 편집한 사람의 이름을 확인할 수 있습니다. 예전 버전이 더 마음에 든다면, ‘이 버전으로 복구’를 클릭해 변경 상태를 되돌릴 수 있습니다. 물론, 다시 버전 히스토리로 돌아가 복원할 수도 있구요. 

 

워드프로세스가 단순히 문서나 작성하고 편집만 하던 시대는 지났습니다. 이제 하나의 문서를 가지고 장소에 구애받음이 없이 공동작성과 편집이 가능하고 문서를 작성하면서 온라인 회의를 통해 신속하게 보고서 등을 마무리 할 수도 있습니다. 멀리 출장 가 계신 부장님에게 실시간으로 보고도 가능하고 수정 편집 의견을 받을 수도 있으니 업무효율이 극대화되고 시간을 획기적으로 줄일 수 있습니다. 

 

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2) 마이크로소프트 워드
마이크로소프트의 광범위한 검토 기능은 오랜 기간 우위를 점하고 있었죠. 그리고 그럴 만한 근거가 있습니다. 상세한 검토 기능은 리본에 별도 탭으로 분류되어 있습니다.

문서를 마크업(메모 및 태그, 변경 내용 표시) 모드로 바꾸려면 검토 > 변경 추적을 선택하면 됩니다. 그러면 삭제한 부분은 문자 가운데를 지나는 실선, 추가한 부분은 색상이 입혀진 텍스트 형태로 다른 사람이 문서를 편집한 내용이 나타나며, 화면 오른쪽에 작은 창으로 메모도 표시됩니다. 편집한 내용과 함께 편집한 사람의 이름도 표시됩니다. 필요하면 텍스트 안이 아니라 문서 오른쪽에 편집한 내용들을 분류해 표시할 수도 있습니다.

 

다른 사람이 편집한 내용을 확인하면서 모든 변경 사항을 볼 수도 있고, (서식 변경 내용을 제외하는 등)일부 변경 사항만 볼 수도 있으며, 아예 보지 않을 수도 있습니다. 각 변경 사항 부분을 마우스 오른쪽 클릭해 변경 사항을 수용하거나 거부할 수도 있습니다. 변경 사항을 확인해 처리할 수 있는 아이콘이 있으며, 모든 변경 사항을 한 번에 수용하거나 거부할 수도 있습니다. 과거 마크업을 사용하지 않은 사람도 금세 사용법을 익힐 만큼 쉽습니다.

특히 메모를 우클릭해 메모창 안에서 직접 회신하거나, 또는 해결된 것으로 처리하는 기능이 아주 유용합니다. 메모 내용은 계속 유지되기 때문에 필요할 때 다시 확인할 수 있지만, 눈에 덜 띄도록 회색으로 표시됩니다.

 

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‘메모 및 변경 내용 간단히’ 모드도 유용합니다. 이 모드를 활성화하면 여백 부분에 변경 사항이 표시된 수직 실선이 나타나지만, 텍스트 부분에는 변경 사항이 보이지 않습니다. 변경 내용을 모두 보지 않고도 수정된 부분이 어디인지 알 수 있어 변경 내용을 쉽게 확인할 수 있는 방법입니다. 수정된 내용을 보려면 실선을 클릭하면 됩니다.

자주 사용하지 않지만 의외로 유용한 기능도 있습니다. 검토 탭의 ‘보호’ 기능이죠.문서 일부분에 ‘편집 제한’을 걸면 손을 대지 않을 부분이나 사용하고 싶지 않은 마크업 기능을 지정할 수 있습니다.
 
작성자 차단을 선택하면 이 기능을 끌 때까지 문서를 만든 사람을 제외한 누구도 편집을 할 수 없게 됩니다. 편집 제한 기능의 경우, 문서를 읽기 전용으로 만들거나, 특정 종류의 편집만 허용할 수 있습니다(예, 편집은 불가능하고 메모만, 또는 메모는 불가능하고 편집만 하게 할 수 있습니다).

기업에서 사용할 떄는 사용자별로 설정을 달리할 수 있습니다. 

3) 결론
워드의 편집과 마크업 기능을 따라잡으려고 구글 문서도 많은 노력을 했지만, 아직 갈 길이 멀다는 느낌이 듭니다. 하지만 버전 히스토리 기능은 매우 유용하다 말할 수 있습니다. 하지만 워드처럼 상세하지는 않죠. 만일 편집과 수정 기능을 자주 쓰지 않는다면 두 앱의 성능은 비슷하다고 말할 수 있지만 협업을 통한 문서작업이나 수정, 편집등을 필요로 하는 작업이라면 아직은 마이크로소프트의 워드가 좀 더 나은 선택지라고 말할 수 있습니다.

 

지금까지 질문하는 하박국이었습니다. 좀 도움이 되셨나요?

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