에버노트는 어떤 사람들에게 필요한가?

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에버노트 사용법 #6  에버노트는 이런 사람들에게 필요하다

 오늘은 에버노트 강의 여섯번째 시간입니다. 에버노트가 최근 대대적인 개편을 앞두고 있습니다. 얼마전에 에버노트로부터 저에게 새롭게 출시될 베타버전의 사용자로 신청해 달라는 요청을 받고 기다리고 있습니다. 앞으로 새로운 기능들로 변신할 에버노트를 기대하고 있습니다. 

 

 자 그럼 본론으로 들어가서, 에버노트의 기능을 네 단어로 정리하자면 “수집/정리/검색/공유”이다.

 

1)   개인 블로그나 SNS를 하시는 분들

 

블로그는 개인적인 용도로 이용하는 블로그라 하더라도 검색 등 공개되는 면이 있는가 하면, 매번 글쓰기가 좀 귀찮고, SNS는 소통의 공간이기에 블로그나 SNS에서는 어느정도 개인자료의 수집,보관, 저장, 검색 등에는 한계가 있다. 그러한 목적을 위해서는 에버노트가 적격이다.

 

 

  

2)   다양한 디바이스를 사용하시는 분들

 

우리가 사용하는 IT 디바이스(device)의 종류가 갈수록 다양해지고 있다. 누구나 회사나 집에 는 데스크탑 PC를 , 개인적으로 모바일 스마트폰을 항상 소지하고 있으며, 거기에 이동성과 활용의 편의를 위해 노트북도 있고, 최근에는 다양한 학습 등의 도구로 아이패드와 같은 태블릿PC의 사용도 점차 증가하고 있어 현재 많은 사람들이 사용하고 있다.

 

최근에는 스마트워치 등 웨어러블(wearable device) 디바이스 등도 보편화되고 있다. 그런데 이러한 디바이스가 다양해짐에 따라 언제 어디서나 사용할 수 있도록 업무의 연속성과 앞에서 설명한 동기화가 매우 중요한 필수적인 기능이 되었다. 하지만 디바이스가 많아짐에 따라 어떤 때는 내가 자료를 어디에다 보관했는지 기억도 안나고, 여기 저기 파편적인 정보가 되어버려 스마트워커가 아니라 오히려 업무가 복잡해지고 업무의 효율이 떨어지는 경우도 발생한다.

 

그런데 에버노트를 사용하면 이러한 문제점들을 한방에 해결할 수 있다. 다양한 디바이스들을 사용하더라고 자료의 사용, 검색, 동기화, 업무의 연속성, 저장, 편집, 관리에 전혀 문제가 없다. 브라우저의 종류에도 상관없고, 디바이스의 종류에도 상관없고, 아이폰이든 안드로이드폰이든 어떤 디바이스에도 설치 및 사용이 가능한 것은 에버노트의 가장 큰 특징 중 하나다.

 

 

어떻게 이런 것이 가능한가? 그것은 “클라우드 서비스(Cloud Service)” 때문이다.

요즘 클라우드의 개념을 모르시는 분은 아마도 거의 없을 것이다. 개인이나 기업이나 클라우드 서비스를 유료로 많이 사용하고 있다. 대표적인 클라우드 서비스는 구글 드라이 브(Google Drive), 드롭박스(Dropbox), 원드라이브(Onedrive), 아이클라우드(iCloud) 등이 있다.

 

갈수록 쌓여가는 자신의 디지털 파일이나 자료(사진이나 동영상, PDF 등의 문서)의 보관, 관리, 검색, 활용 등을 위해 유료로 일정 용량(10G,100G,1T 등)을 가입하여 허용된 가입 용량안에서 자료를 보관 사용하게 된다. 그런데 에버노트의 장점 중 하나는 “프리미엄” 계정으로 가입하게 되면 한달에 10G씩 매월 추가로 10G 용량의 자료를 저장할 수 있다. 따라서 따로 클라우드 서비스를 구매하지 않아도 충분히 자신의 자료를 언제 어디서나 저장 보관 검색 활용할 수 있다는 것이다.

물론 한계도 있다. 노트 하나당 200M의 제한이 있긴 하지만 추가로 노트를 나누어 (자료 1, 자료  2 등으로) 저장한다면 월 한도 내에서 계속 저장할 수 있다. 

단순히 나의 로컬 컴퓨터끼리 동기화 뿐만아니라 클라우드 서비스를 통해 어떤 컴퓨터를 사용 하더라고 내 에버노트에 로그인할 수 있다. 여러분들이 사용하는 모든 브라우저나 수많은 앱과 연동되어 있기 때문에 어떤 정보라도 쉽게 에버노트에 저장 보관 관리 검색이 가능하다. 이것이 에버노트의 생태계이다.

 

 

3) 기록도 안되고 정리도 안되는 업무처리 스타일

 

 기록하는 것도 귀찮아서 싫고, 자료는 돌아서면 책상 위에 산더미처럼 쌓여가서 처리가 곤란한 사람들이 많을 것이다. 정리도 안되고 분류도 안되고 부장님이 “어제 그 회의 자료 좀 가져와 봐!” 하셨는데 자료를 어디다 보관했는지 도통 모르겠고 자료 찾는데 항상 애를 먹는 분들은 에버노트가 제격이다. 이 놈이 열명의 비서보다 낫다고 했잖은가? 이런 분들은 꼭 사용하셔야 한다. 후회하지 않을 것이다.

 

 회의가 많은 업무 특성을 가진 분들은 쌓여만 가는 문서, 회의자료, 유인물, 영수증, 계약서 등등 당장 버리기에는 그렇고... 그러니 마냥 쌓아두게 된다. 분류도 안되고 책상 여기저기에 쌓여만 가고 막상 필요해서 찾으려고 할 경우 좀처럼 찾기도 어렵다. 버리기는 아깝고 쌓아두자니 짐이 되는 형국이다. 이런 분들은 에버노트에 이런 자료들을 전부 스캔해서 에버노트에 저장하면 장소 및 날짜는 자동으로 입력이 되고 본인이 저장할 노트북과 제목을 지정하고, 중요한 키워드로 몇가지 태그만 입력해 넣어두면 끝이다. 세상 편하다! 이제 종이자료는 과감하게 버려라! 저같은 경우 집에 몇백권의 책도 전부 에버노트에 스캔해서 입력해 주고 어디에서나 불러내 읽고 활용하고 있다.  

 

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 지금의 시대는 회사이든 가정이든 학교이든 “페이퍼레스(Paperless)”시대다. 모든 자료를 디지털 문서로 서로 자료를 공유하고 협업하고 회의하고 보관 저장하는 시대다. 이제 인쇄하지 않아도 된다. 회의자료를 미리 공유하고 그 자료를 디바이스로 담아서 회의에 참석하여 본인의 의견도 디지털 문서에 기록으로 남길 수 있고 언제든지 수정할 수도 있다. 그리고 누가 언제 그 의견을 제시했는지 누가 수정했는지 등의 이력도 자세하게 남는다.

 

 

이런 페이퍼레스 환경에서는 경제적으로도 매우 유리하다. 인쇄용지도 필요없다. 프린터기의 사용도 꼭 필요할 경우가 아니면 이제 복사 인쇄도 잘 하지 않는다. 모든 것이 그런 페이퍼리스 환경으로 바뀌고 있다. 과거 대학가 주위나 동네에 복사인쇄소가 얼마나 많았나 그 당시 매우 호황을 누리는 업종이었는데 이제 문을 닫고 있는 추세다. 그만큼 디지털이 세상을 바꾸고 있는 것이다. 그 시대를 따라가고 선도해야지 뒤쳐지면 안되지 않겠는가…

 

 

 4)   워크숍 등 행사진행 및 기록 유지업무

 

 회사의 인재교육원이나 학교, 동아리, 교회의 수련회 등 수많은 단체 워크샵을 진행하거나 행사를 기획하고 진행하며 그 활동을 기록하는 등 유지 관리업무를 주로 담당하시는 분들은 행사의 준비에서부터 마무리 보고에 이르기까지 수많은 회의와 준비 , 활동 기록, 사진 및 동영상 촬영 그리고 보고서 작성 등 사전준비단계부터 뒷수습을 해야하기까지 수없이 많은 자료들이 발생하고 기록으로 남겨야 한다. 그런데 진행은 신나서 하지만 뒷수습하려면 만만치가 않고 보통 귀찮은 것이 아니지 않는가...그래서 성공적인 행사였음에도 불구하고 결과에 대한 좋은 피드백과 행사의 열매를 공유하고 자료로 남기는데 실패하는 경우가 종종 발생한다. 그래서 다음해에 새로운 담당자가 그 업무를 맡을 때는 그러한 과정을 또 반복하여 업무의 생산성과 조직의 인력 활용에 대단히 비효율적인 운영이 반복될 수 있다. 이럴 때 가장 강력한 도구가 에버노트다.

 

 

 

5)   교수, 교사, 강사, 목회자 등 개인 “지식저장고”가 필요한 직업군

 

 

 학교에서 학생을 가르치시는 교수님이나 선생님 그리고 기업의 워크샵이나 강연에서 어떤 정보를 알려주는 강사라던지 매일 성경을 연구하고 설교를 해야 하는 목회자들 같은 경우 수없이 많은 문헌, 논문, 주석, 책 들을 읽고 인용하거나 활용해야 하는 업무 특성상 자신만의 개인 지식저장고가 반드시 필요하다. 하지만 파편적으로 자료가 흩어져 있다면 필요할 때 적재적소에 사용하기에 어려움을 겪게 된다. 하지만 에버노트를 사용하게 되면 자료의 수집, 정리, 검색, 공유, 활용 면에서 획기적인 도움을 받을 수 있고 엄청난 양의 데이터베이스를 구축할 수가 있다. 이 직업군에 있는 분들은 아마도 대다수의 사람들이 에버노트를 사용하고 있지 않을까 생각이 든다. 아직도 당신은 에버노트를 사용하고 있지 않다면 그들과의 경쟁력을 한번 생각해 볼 일이다.

 

이외에도 에버노트는 아래와 같은 기능이나 업무를 담당하고 있거나 필요하신 분들에게 매우 유용한 툴이기에 적극 추천한다.

 

6)   고객 회원관리, 교적부관리, 명함관리

7)   정기적인 인쇄물 발행업무(소식지, 안내지, 교회주보 등)

8)   고객상담일지, 고객방문카드, 교인심방카드 작성업무

9)   강의 녹음과 동시에 필기를 하려는 학생

10)자신의 문서를 바로 프리젠테이션(PPT지원) ……….

 

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